Impact van corona op leveranciersmanagement

Dat de facilitaire dienstverlening er de komende tijd anders uit zal zien en anders ervaren zal worden, daar zal iedereen het wel over eens zijn. Anders, maar niet slechter. Uiteindelijk wil je nog steeds hetzelfde niveau van dienstverlening blijven hanteren. Maar hoe doe je dat? Hoe ga je om met leveranciersmanagement in tijden van corona?

Leveranciersmanagement doe je samen

Eén ding staat in elk geval voorop, doe alles in overleg met je partners, je leveranciers. Openheid en transparantie over de situatie waarin we terecht zijn gekomen staan voorop. Geef als opdrachtgever duidelijk aan wat jouw probleem is en wat jouw grenzen zijn. En mocht je dit juist als leverancier lezen: geef ook als partner duidelijk aan wat er mogelijk is. Heb je minder omzet maar kun je voorlopig genoegen nemen met minder rendement? Wees daar dan eerlijk over.

Als zowel opdrachtgevers als partners alleen voor het eigen resultaat gaan, dan hebben we uiteindelijk alleen maar verliezers. Denk mee met elkaar. Je wilt niet dat je leverancier in moeilijkheden raakt en de dienstverlening niet meer geleverd kan worden zodra het kantoor weer open gaat. Teamwork makes the dream work.

Ga uit van de expertise van je leverancier

We zien, afhankelijk van de branche waarin je opereert, verschillende situaties ontstaan. In sommige situaties wordt er van de leveranciers meer gevraagd, en soms juist ook minder. Dit vraagt om flexibiliteit. Zowel van de leveranciers, als van de opdrachtgever. De vragen die jij stelt, zullen andere opdrachtgevers ook hebben. We hebben allemaal vragen over het sneller kunnen leveren, social distancing, extra inzet of juist minder inzet en aanpassingen in het aanbod van producten of diensten. Luister naar je leverancier, sta open voor hun suggesties. Zij zijn expert in hun niche en kunnen met je meedenken in oplossingen.

Leveranciersmanagement en scenario’s

Door de maatregelen rondom het coronavirus kan het gewenst zijn om de producten of diensten aan te passen. Ook hiervoor geldt, ga in gesprek met je leverancier en bespreek diverse scenario’s om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen.

Breng vervolgens per scenario de operationele knelpunten en de financiële risico’s in kaart. Denk bij het inventariseren van de operationele knelpunten aan de logistieke stromen op een locatie (bv, afstand houden bij laden en lossen), opslag van voorraad, schoonmaken van vergaderruimtes na ieder gebruik, etc. Meer voorbeelden van operationele knelpunten vind je in onze gratis toolkit voor het 1,5 meter kantoor. In sommige gevallen biedt de huidige situatie ook kansen. Nu het gebouw nog (grotendeels) leeg is kun je misschien een aantal projecten juist nu uitvoeren? Bijvoorbeeld achterstallig of groot onderhoud, dieptereiniging keuken, etc.

Ga ook in gesprek over de financiële risico’s. Wees open en eerlijk over de mogelijkheden en beperkingen die de scenario’s met zich mee brengen. Misschien voelt dit als met de billen bloot gaan, maar voor een goede samenwerking is het belangrijk om duidelijk te zijn in de verwachtingen en mogelijkheden. Wat is het huidige rendement? Wat is jouw minimale rendement? En wat zijn de daadwerkelijke kosten?

Leveranciersmanagement gaat over mensen

Vergeet in deze periode niet dat je afspraken maakt die invloed hebben op mensen. Hoe gaan jouw eindgebruikers, jouw klanten, de aangepaste dienstverlening ervaren? En hoe ervaren de medewerkers van de leveranciers hun aangepaste taken? Laat zien dat je een goede opdrachtgever bent door niet alleen na te denken over de gevolgen voor de medewerkers, maar vraag ook om hun input. Vraag wat zij belangrijk vinden en of zij zich veilig voelen. En gebruik deze feedback om je dienstverlening verder te optimaliseren.

Leveranciersmanagement is oplossingsgericht

Kortom, zoek naar mogelijkheden en niet naar onmogelijkheden. Diverse leveranciers hebben al laten zien dat ze heel creatief zijn in het vinden van allerlei oplossingen. Sta hiervoor open. Maak van de knelpunten kansen en zie risico’s als een manier om de samenwerking met je leverancier te versterken.

De komende tijd zal de wereld er anders uit zien dan we hadden verwacht. Anders, maar laten we er samen voor zorgen dat we het beter maken.

 

 

 

Vorige blog: Stappenplan voor het 1,5 meter kantoor